基本的な考え方
当社は、事業の公正透明な運営により、経営の健全かつ持続的な成長を通して、企業価値向上とCSR（企業の社会的責任）を達成するため、さらなるコンプライアンス体制及びリスクマネジメントの充実を図ります。併せて、組織及び役職相互間の適切な役割分担と連携及び統制体制を強化促進させるとともに、適切な業務体制評価により、コーポレート・ガバナンスの持続的向上を推進します。
内部統制システム構築の基本方針
- 取締役及び使用人の職務執行が法令及び定款に適合することを確保するための体制
- 当社取締役及び使用人は、「企業理念」「高千穂交易グループCSR憲章」「高千穂交易グループ企業行動規範」のもと、法令順守はもとより企業倫理の順守及び浸透を率先垂範して行う。
- 取締役会に社外取締役を加え、取締役の職務執行に関する監督機能を維持・向上させる。
- 「コンプライアンス規程」のもと、コンプライアンス担当役員を委員長とする「コンプライアンス委員会」を設置するとともに、当社内にCSR推進部門を組織して教育・浸透策を実施し、高千穂交易グループ全体のコンプライアンス体制を整備・推進する。
- 内部通報制度として「ヘルプライン規程」を制定し、社外の弁護士等を含む複数の窓口を設置する。
- 市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力および団体等に対しては、毅然とした態度で臨み、不当、不法な要求には一切応じない。
- 取締役の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制
- 「情報セキュリティ基本規程」「文書管理規程」を制定し、社長を責任者とする「情報セキュリティ委員会」のもと、取締役の職務執行に係る情報（電磁的記録を含む）を適切に保存・管理する。
- 保存する文書の種類及びその期間は「文書管理規程」で定める。
- 取締役及び監査役は、いつでも、取締役の職務執行に係る情報を閲覧することができる。
- 損失の危険の管理に関する規定その他の体制
- 「危機管理規程」「情報セキュリティ基本規程」を制定し、それぞれ社長を委員長とする委員会を設置・運用する。
- 取締役会は、企業価値を高め、企業活動の持続的発展を脅かすリスク（不確実性）に対処すべく、高千穂交易グループを含めた横断的なリスクマネジメント体制を整備し、リスク予防と対策の専任部門を設置して運用する。
- 取締役の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 取締役会は、「取締役会規程」のもと、取締役会付議基準及び報告基準を定めるほか、各取締役の職務分担及び権限と責任を明確にし、経営の基本方針・重要課題や中期経営計画・経営戦略の策定及び進捗確認等を行なう。
- 執行役員制度を導入し、「執行役員規程」のもと、経営の意思決定・監督機能と業務執行機能を分離して、取締役の職務の効率化を図る。
- 期初に「中期経営計画」「年度経営方針」「年度予算」を策定し、方針の徹底と進捗の確認を定期的に行う。
- 内部監査部門は、定期的に内部監査を実施し、その結果を被監査部門にフィードバックするとともに、経営層及び監査役会に報告する。
- 当社並びに子会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制
- 「関係会社管理規程」にもとづき、子会社の重要事項については、当社への報告または承認手続きを行う。また、子会社は、四半期毎に当社で開催する会議において、事業計画の進捗状況を報告する。
- 「危機管理規程」にもとづき、当社社長を委員長とする委員会を設置・運用する。
- 子会社の取締役及び監査役を当社から派遣して、取締役は子会社の取締役の職務執行を監視・監督し、監査役は子会社の取締役の業務執行状況を監査する。
- 「高千穂交易グループCSR憲章」「高千穂交易グループ企業行動規範」「コンプライアンス規程」に基づいた事業運営を追求し、当社の諸体制を規範に、各子会社の事情に対応した体制を整備する。
- 監査役がその職務を補助すべき使用人を求めた場合における当該使用人に関する体制
- 監査役がその職務の執行に必要とした場合は、監査役の業務補助のため、取締役から独立した補助者を置く。
- 監査役補助者は、監査役の指揮命令に従って職務を行ない、その人事・異動・評価は、監査役と事前に協議する。
- 取締役及び使用人が監査役に報告するための体制その他の監査役への報告に関する体制
- 監査役は取締役会に出席するほか、業務の執行状況を把握するため、執行役員会、全社会議や部門別予実算分析会議などの重要な会議に出席し、報告・説明を受ける。
- 取締役及び使用人は、会社の業務・業績に影響を与える重要な事項について報告する。
- 取締役及び使用人が監査役に報告すべき事項については、重要会議への出席及び重要書類の閲覧によるほか、監査役は、いつでも、必要に応じて取締役及び使用人に対して報告を求めることができる。
- 監査役は、内部監査部門に内部監査情報を求めることができるほか、内部監査報告書及び指摘事項等が回付されるとともに、内部監査報告会等に出席し、報告・説明を受ける。
- その他監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 代表取締役と監査役は、定期的に会合を持ち、経営課題等の意見交換をする。
- 会計監査人と監査役は、定期的に会合を持ち、会計監査等の意見交換をする。